Ein Glückwunsch und Erfahrungsbericht von Wolfgang Tiefensee

Plattformunabhängiges, DOMEA zertifiziertes, sofort startklares Dokumenten Management- und Vorgangsbearbeitungssystem. 
Ohne mühsame Geschäftsprozessanalysen: Ad-hoc-Workflow für Ihre Akten und Entscheidungswege. 

Sicher fragen Sie sich auch manchmal, was aus dem Traum vom papierlosen Büro geworden ist. Dieser Traum mag bis zu einem gewissen Grad verblasst sein in einer Verwaltung, die auf ein komplexes System von Zeichnung, Mitzeichnung und Kenntnisnahme von Vorlagen und dergleichen ebenso zwingend angewiesen ist wie darauf, dass ein- und ausgehende Schriftstücke penibel registriert und abgeheftet werden. 

Längst nicht alle der Verheißungen haben sich erfüllt, aber Vieles ist tatsächlich einfacher, besser und schneller geworden. An den „Kollegen Computer“ haben wir uns längst gewöhnt, und deshalb sollte es uns leicht fallen, zur neuen „Kollegin DoRIS“ ein ähnlich gutes und vertrauensvolles Verhältnis zu entwickeln. Die Philosophen und Informatiker, die derzeit einen angeregten Disput darüber führen, ob es so etwas wie künstliche Intelligenz überhaupt jemals geben kann und wird, mögen es mir verzeihen, wenn ich DoRIS hiermit ein freundliches Auftreten, eine hohe Sachkompetenz und vor allem ein geradezu unglaublich gutes Gedächtnis bescheinige. 

Als Ministerium mit zwei Standorten in Bonn und Berlin wären wir ohne DoRIS schlicht und ergreifend aufgeschmissen. Die Verwaltung des Schriftguts des BMVBS in herkömmlichen Registraturen hätte zwangsläufig auch zu einer Aufteilung des Akten- und Dokumentenbestandes geführt. 

Abgesehen davon, dass man mit Sicherheit noch viel mehr Papier produziert hätte als zuvor, wäre es zwangsläufig zu erheblichen Verzögerungen bei der Bereitstellung von Informationen und bei der Bearbeitung wichtiger Vorgänge gekommen. Dank DoRIS ist das alles kein Problem, denn alle Dokumente und Informationen sind unmittelbar nach Eingang verfügbar, eilige Terminsachen können von Berlin oder Bonn aus sofort in Angriff genommen werden. Der Transport von Akten wird auf ein Minimum reduziert, der Aufwand verringert, denn DoRIS ist schneller als jedes Flugzeug. 

Vergessen wir auch nicht, dass man beim Zugriff auf Akten und Dokumente in einer herkömmlichen Registratur von deren Öffnungszeiten und von der Anwesenheit kompetenter Registratoren abhängig ist. DoRIS dagegen gestattet schlimmstenfalls auch zu nachtschlafender Zeit und vom Ausland aus den direkten, elektronischen Zugriff, was besonders für arbeitswütige Minister und deren leidgeprüfte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von unschätzbarem Vorteil ist. Ein Name, ein paar Stichworte genügen, um per Volltextrecherche zu finden, was man sucht. 

DoRIS fördert die Vernetzung von Informationen zwischen verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, stellt einen umfassenden Informationspool zur Verfügung und ermöglicht ein effektives Arbeiten ohne aufwändigen Aktentransport über alle Ebenen hinweg. Entsprechende Schutz- und Kontrollmechanismen sorgen für den nötigen Datenschutz, und eine klar gegliederte und leicht vermittelbare Benutzeroberfläche und Bedienung machen die Arbeit mit dem System einfach. 

Mein Lob für DoRIS fällt mir auch deshalb leicht, weil es mir von vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Ministeriums bestätigt wird. 

Wolfgang Tiefensee