Zukunftsweisendes Vertragsmanagement bei der Schweizerischen Post
Nach Diskussion aller Aspekte revisionssicherer Archivierung hat man bei der Post die Dokumentenart "Vertrag" als eines der wichtigsten Dokumente des Unternehmens klassifiziert. Häufige Kopien oder gar der Verlust von Originalen ließ den Entscheid reifen, künftig die Verträge des Konzerns an einer zentralen Stelle aufzubewahren und elektronisch zu archivieren.
MIRES/DoRIS bot sich als Lösung für das Vertragsmanagement an, weil damit ein fertiges und sofort nutzbares Produkt zur Verfügung gestellt werden konnte. Freilich war einige organisatorische Vorarbeit notwendig. So mussten die verschiedenen Verkaufsprozesse definiert werden. In den einzelnen Verkaufsprozessen musste jeweils festgelegt werden, was z.B. mit den Dokumenten geschehen soll, wenn der Kundenberater wechselt. Ein großes Plus von MIRES/DoRIS ist der Web Client. Mit seiner Hilfe wird in der Fläche den Kundenberatern via Intranet die Möglichkeit gegeben, stets aktuelle Vertragsdokumente einsehen zu können.
Kernstück des Handling ist die zentrale Ablage mit ausgefeilten Wiedervorlagefunktionalitäten, die den Vertrag auf seinem gesamten Lebenszyklus begleiten. Mehr als 100.000 Verträge werden derzeit effizient verwaltet. Die Konzernleitung der Post hat die Swiss Post Solution AG mit der Umsetzung beauftragt. In Zusammenarbeit mit dem Rechtsdienst der Post wurde gleichzeitig ein weisungsbefugtes Archivierungsteam ins Leben gerufen, das für die langfristige revisionssichere Archivierung im Konzern verantwortlich zeichnet. Dieses Team ist fachliche Anlaufstelle, wenn es um die Archivierung und das Scannen geht. Es hilft allen Abteilungen, den individuellen Archivierungsprozess kostengünstig, effizient und sicher zu gestalten. Die Beratungsleistungen beinhalten Fragen des Dokumentenplans, Aufbewahrungsorte, Aufbewahrungsfristen und die Definition von Ablieferungsprozessen.