Akten können entsprechend ihrer Bildung in Sach- und Fallakten unterschieden werden. Die Sachakte ist eine Zusammenfassung zusammengehörender Schriftstücke nach sachlichen (also inhaltlichen) Merkmalen. Diese sind in der Regel nach einem mehrstufig gegliederten Aktenplan geordnet und werden als Sammel-, Einzel- oder Sondersachakten geführt.

Eine Fallakte ist Teil einer Reihe verfahrensgleicher Akten, die in großem Umfang auftreten und sich durch ein formales Ordnungsmerkmal (z.B. Name einer Person oder Institution) unterscheiden. Bei teil- und unstrukturierten Vorgängen erfolgt eine sachaktenbezogene Verwaltung des Schriftguts. Bei strukturierten Vorgängen werden aufgrund des gleichartigen, definierbaren Verfahrens der Bearbeitung meistens Fallakten gebildet.

Hier ein simples Beispiel: es handelt sich um die Fallakte eines Verlags. Schriftstücke sind Angebote, Verträge, Rechnungen sowie aktenrelevanter Schriftverkehr.